勤務時間の使い方
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勤務時間の使い方


あるアンケートによると、1980年の平均勤務時間が8時間36分なのに対し、2000年は9時間30分なのだそうです。会社によっては残業が当たり前になっているところもありますが、効率の良いこととはいえません。決められた時間の中で効率良く仕事をする、勤務時間の使い方など知っておけば時間を有効に使うことができますよ。


仕事の優先順位

大切な仕事から手をつけるのは当たり前のことですが、何から手をつけると効率良くこなせるのでしょうか。仕事の内容を分類してみます。難しいけどやりがいのある仕事・簡単でやりがいのある仕事・難しくてやりがいのない仕事・簡単だけどやりがいのない仕事です。集中してできるときは難しい仕事、体調がすぐれないときは簡単な仕事をします。長い時間同じ仕事をしていると飽きてきて能率が下がるので、仕事を変えて気分を切り替えます。

午前の勤務時間

午前中は頭が冴えている時間です。資料を揃えたり企画を考えるデスクワークが向いています。

電話をかける時間

電話をかけるときは、午後や出勤して動き出す頃が良いとされています。お昼近くになると、おなかがすいてきて気が立っている人もいるためです。おなかがいっぱいになって満たされているときは、話を聞いてもらいやすいんですね。就業時間が終わる時間も避け、相手の都合も考えて電話をかけましょう。

午前中に仕事を終わらせる

仕事は中身より速さといいます。朝の早い時間に仕事を始めると、午前中長く働くことができます。仕事が遅い人でも周りの人がスタートをする時間には先を進むことができます。

午後の勤務時間

午後は頭の働きが鈍くなり、体を動かすのに向いている時間です。

待ち合わせの時間

待ち合わせをすると、どちらかは待っていなければならず、気を使うことになります。ちょっと遅れただけでも印象が決まって、なかなか挽回できません。それに待っている時間はもったいないものです。どちらかが訪ねるようにして、できるだけ待ち合わせはしないようにします。

隙間時間について

隙間時間とは、何かと何かの予定の間をいいます。こまぎれ時間は、あえて短い時間をつくることをいい、偶然にできた時間とは異なります。会議が早く終わった、予定時間より早く到着したといったとき、どのように時間を使いますか。時間ができたら、勉強をしたり情報収集したり、場所によってはメールを送るなど活用することができます。あらかじめ隙間時間に備えて本や単語帳など用意しておきましょう。

時間を短縮させる

便利な道具を使ったり整頓をすることで、余計な時間を省くことができます。時には携帯電話やパソコンなどに投資して、時間を買うことも必要です。

名刺の管理をする

受け取った名刺はその日のうちにデータとして残します。受け取ったときに見聞きしたことも残しておくことで、後でどんなことを話していたか、どんなことを好むのかなど思い出すことができます。

メモをとる

電話を受けたとき、話を聞いたときはメモをとるのが基本です。その場でメモをすることで忘れず正確に報告をすることができますし、後で考えるときに役立ちます。メモは見たこと聞いたことをそのまま書くこともあれば、感じたことやアイディアを書き留めることもあります。付箋紙ならいろんなところに張ったりはがしたり、相手にそのまま渡すこともできるので便利ですね。

カメラの活用

文字では表せないようなビジュアルは、デジカメや携帯電話のカメラで収めておきます。写真のほうがぱっと見て、そのときに感じたことなどを説明しやすい、ということもあります。

予定外の時間について

ミスをしたとき

仕事のミスに気づいたときは、その場ですぐに対処します。時間が経てば経つほど深刻になります。失敗をしながら仕事を覚えていくものですが、失敗をしたら次はしない、と心得るのも時間短縮になります。

急な仕事が入ったとき

仕事は7割をこなせば良い、ときいたことがあります。急ぎの仕事の場合は、そちらを優先することになります。予定外の仕事が入ったとき、予定通りに仕事が進まなくなることもあるものです。誰かに仕事を引き継いでもらう・何人かで分担してもらう・その仕事は引き受けないといった選択肢もあります。

仕事のつきあい

昔は仕事が終わったら飲みに行くのが当たり前だったのに、今は少なくなったというのをきいたことがあります。1〜2時間のつきあいなら友好を深めるためにも良いことですよね。あらかじめ飲むのが判っていたら、家族に携帯へ電話をかけてもらうのが得策です。帰る時間だ、というのを自分から言うのではなくて「家族が待っているから」という理由をそれとなく伝えるのです。仕事のつきあいも家族も大切、というので良いと思います。

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